บทที่่4 การจัดการข้อมูลสารสนเทคและเอกสารสำนักงาน

-ระบบสารสนเทศ หมายถึง ?

       

         ระบบที่มีการนำคอมพิวเตอร์มาช่วยในการรวบรวม จัดเก็บ หรือจัดการกับข้อมูลข่าวสาร เพื่อให้ข้อมุลนันกลายเป็นสารสนเทศที่ดี สามารถนำไปใช้ในการประกอบการตัดสินใจได้ในเวลา อันรวดเร็วและถูกต้อง

ระบบสารสนเทศประกอบด้วยองค์

ประกอบดังนี้
        

         1. Hardware หมายถึงอุปกรณ์ที่เกี่ยวข้องในการจัดกระทำกับข้อมูล ทั้งที่เป็นอุปกรณ์คอมพิวเตอร์และอุปกรณ์อื่น ๆ เช่น เครื่องคอมพิวเตอร์ เครื่องคิดเลข 

         2. Software หมายถึง ชุดคำสั่ง หรือเรียกให้เข้าง่ายว่า โปรแกรม 

ที่สามารถสั่งการให้คอมพิวเตอร์ทำงานในลักษณะที่ต้องการภายใต้ขอบเขตความสามารถที่เครื่องคอมพิวเตอร์ หรือโปรแกรมนั้น ๆ สามารถทำได้ ซอร์ฟแวร์แบ่งออกเป็น ซอร์ฟแวร์ระบบ และ ซอร์ฟแวร์ประยุกต์ 

         3 User หมายถึง กลุ่มผุ้คนที่ทำงานหรือเกี่ยวข้องกับระบบสารสนเทศ

         4. Data หมายถึง ข้อเท็จจริงต่าง ๆ ที่อาจอยู่ในรูปแบบต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็น
ตัวหนังสือ แสง สี เสียง สัญญาณอิเล็กทรอนิกส์ ภาพ วัตถุ หรือ หลาย ๆ อย่างผสมผสาน
กัน ซึ่งข้อมูลที่ดีจะต้องตรงกับความต้องการของผู้ใช้

         5. Procedure หมายถึง ขั้นตอน กระบวนการต่าง ๆ ในการปฏิบัติงาน
ในระบบสารสนเทศ

-การจัดการข้อมูลในสำนักงาน

          ข้อมูลในสำนักงานแต่ละแห่งมีมากน้อยต่างกัน  ทั้งนี้ขึ้นกับขนาดและขอบเขตของงานในแต่ละสำนักงานในอดีตการจัดการข้อมูล  จะทำด้วยมือโดยการใช้การบันทึกเก็บไว้ในเอกสาร โดยจัดเอกสารเหล่านี้ให้เป็นหมวดหมู่  เพื่อให้เป็นระเบียบและง่ายต่อการใช้งานหรืออ้างอิงถึง  แต่เมื่อเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาช่วยในงานสำนักงานการจัดการข้อมูลก็เปลี่ยนมาบันทึกในสื่ออิเล็กทรอนิกส์  ทำให้การทำงานและดูแลข้อมูล  ทำได้รวดเร็วและสะดวกยิ่งขึ้น

ความจำเป็นของการจัดการข้อมูลในสำนักงาน
ในการจัดการข้อมูลที่ผ่านมามักจะมีการใช้แรงงานคนจัดทำด้วยมือและเก็บบันทึกไว้ในเอกสาร ซึ่งทำให้เกิดปัญหาปริมาณเอกสารข้อมูลที่ไม่ได้จัดเป็นระเบียบมีจำนวนมาก รวมทั้งสถานที่จัดเก็บเอกสารไม่เพียงพอ การให้ความสำคัญในการจัดการข้อมูลในอดีตไม่มากอย่างปัจจุบันนี้

กิจกรรมการจัดการข้อมูลในสำนักงาน
การจัดการข้อมูล (data management) เป็นกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับข้อมูล กิจกรรมเหล่านี้ประกอบด้วย การเก็บรวบรวมข้อมูล (data capture/data acquisition) การบันทึกข้อมูล (data entry) การจัดเก็บข้อมูล (data filing/data storing) การสอบถามและนำข้อมูลออกมาใช้งาน (data query/retrieval) และการบำรุงรักษาข้อมูล (data maintenance) ในแต่ละกิจกรรมที่กล่าวมายังมีกิจกรรมย่อย ๆ เพื่อทำให้ข้อมูลมีความถูกต้องสมบูรณ์

-การจัดเก็บเอกสาร 

          

        การจัดเก็บเอกสาร ( Filing system) หมายถึง กระบวนการในการจำแน จัดเก็บเอกสารให้เป็นระเบียบเพื่อให้ความสำคัญ  ของการเก็บเอกสารเมื่อธุรกิจให้  ความสำคัญกับเอกสาร โดยถือว่าเอกสารเป็นเสมือนความจำของธุรกิจ และเอกสารใช้เป็นหลักฐานสำคัญที่ต้องเก็บไว้ เพื่อการตรวจสอบหรือค้นคว้าในอนาคตแล้วดังนี้ ธุรกิจต้องมีการเก็บเอกสารที่ดี  เพื่อรวบรวมเอกสารให้เป็นหมวดหมู่  เป็นระเบียบ  เอกสารไม่ชำรุดเสียหาย สะดวกต่อการค้นหาเมื่อต้องการใช้  และมีวิธีการเก็บเอกสารที่เหมาะสมกับธุรกิจ  ซึ่งผู้มีหน้าที่ในการเก็บเอกสารจำเป็นต้องมีความรู้ด้านการเก็บเอกสารเป็นอย่างดีด้วย ดังนั้น ก่อนจะเก็บเอกสารจะต้องมีการวางแผนไว้ล่วงหน้าให้พร้อมโดยคำนึงถึงสิ่งต่าง ๆ 



-รูปแบบของเอกสาร

         

         รูปแบบเอกสารใช้ได้หลายระบบ (อังกฤษ: portable document format (ย่อ: pdf))  คือ รูปแบบแฟ้มลักษณะหนึ่ง  ที่พัฒนาโดยบริษัทอะโดบีซิสเต็มส์ สำหรับแสดงเอกสารที่สามารถใช้งานได้ในทุกระบบปฏิบัติการ  และยังคงลักษณะเอกสารเหมือนต้นฉบับ  เอกสารในรูปแบบนี้สามารถจัดเก็บ  ตัวอักษร  รูปภาพ  รูปลายเส้น ในลักษณะเป็นหน้าหนังสือ  ตั้งแต่ หนึ่งหน้า หรือหลายพันหน้าได้ในแฟ้มเดียวกัน  รูปแบบเป็นมาตรฐานที่เปิดให้คนอื่นสามารถเขียนโปรแกรมมาทำงานร่วมกันได้2 แบบ เอกสารหน่วยงานราชการ และเอกสารหน่วยงานธุรกิจ

-หนังสือราชการ 

         ในปัจจุบันการติดต่อราชการทั้งภายในหน่วยงานและ ภายนอกหน่วยงานเป็นการสื่อถึงบุคคล/

หน่วยงานอีกทั้งยังเป็นปัญหาของหน่วยงานและผู้ปฏิบัติที่เกี่ยวข้องจำนวนไม่น้อยที่ยังไม่เข้าใจในการใช้ภาษาราชการและแบบฟอร์มที่ถูกต้อง เพื่อเป็นการสร้างความสำเร็จของผู้ปฏิบัติงานที่เกี่ยวข้องทางด้านหนังสือได้ทราบถึงรูปแบบ การใช้คำขึ้นต้น คำลงท้ายที่ถูกต้อง เป็นไปในแนวทางเดียวกันและเป็นไปตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ได้จำแนกหนักสือราชการไว้มี 6 ชนิด ดังนี้

1. หนังสือภายนอก
         หนังสือภายนอก คือหนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธีโดยใช้กระดาษตราครุฑ เป็นหนังสือติดต่อระหว่างส่วนราชการหรือส่วนราชการมีถึงหน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการหรือที่มีถึงบุคคลภายนอก

2. หนังสือภายใน
         หนังสือภายใน คือหนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธีการน้อยกว่าหนังสือภายนอก เป็นหนังสือติดต่อภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดเดียวกัน ใช้กระดาษบันทึกข้อความ

3. หนังสือประทับตรา
         หนังสือประทับตรา คือหนังสือที่ใช้ประทับตราแทนการลงชื่อของหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไป โดยให้หัวหน้าส่วนราชการระดับกองหรือผู้ที่ได้รับมอบหมายจากหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไปเป็นผู้รับผิดชอบลงชื่อย่อกำกับตรา หนังสือประทับตราให้ใช้ได้ทั้งระหว่างส่วนราชการและระหว่างส่วนราชการกับบุคคลภายนอก เฉพาะกรณีที่ไม่ใช่เรื่องสำคัญ

4. หนังสือสั่งการ 

          หนังสือสั่งการ ให้ใช้ตามแบบที่กำหนดไว้ หนังสือสั่งการมี 3 ชนิด ได้แก่ คำสั่ง ระเบียบ และข้อบังคับ
คำสั่ง คือบรรดาข้อความที่ผู้บังคับบัญชาสั่งการให้ปฏิบัติโดยชอบด้วยกฏหมาย ใช้กระดาษตราครุฑ
ระเบียบ คือบรรดาข้อความที่ผู้มีอำนาจหน้าที่ได้วางไว้โดยจะอาศัยอำนาจของกฏหมายหรือไม่ก็ได้ เพื่อถือเป็นหลักปฏิบัติงานเป็นการประจำ ใช้กระดาษตราครุฑ
ข้อบังคับ คือบรรดาข้อความที่ผู้มีอำนาจหน้าที่กำหนดให้ใช้โดยอาศัยอำนาจของกฏหมายที่บัญญัติให้กระทำได้ ใช้กระดาษตราครุฑ

5. หนังสือประชาสัมพันธ์
         หนังสือประชาสัมพันธ์ ให้ใช้ตามแบบที่กำหนดไว้ หนังสือประชาสัมพันธ์มี 3ชนิด ได้แก่ ประกาศ แถลงการณ์และข่าว
ประกาศ คือบรรดาข้อความที่ทางราชการประกาศหรือชี้แจงให้ทราบหรือแนะแนวทางปฏิบัติ ใช้กระดาษตราครุฑ
แถลงการณ์ คือบรรดาข้อความที่ทางราชการแถลงเพื่อทำความเข้าใจในกิจการของทางราชการหรือเหตุการณ์ หรือในกรณีใด ๆ ให้ทราบชัดเจนโดยทั่วกัน ใช้กระดาษตราครุฑ
ข่าว คือบรรดาข้อความที่ทางราชการเห็นสมควรเผยแพร่ให้ทราบ

6. หนังสือที่เจ้าหน้าที่

         หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ คือหนังสือที่ทางราชการทำขึ้นนอกจากที่กล่าวแล้วข้างต้น หรือหนังสือที่หน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการหรือบุคคลภายนอกมีมาถึงส่วนราชการและส่วนราชการรับไว้เป็นหลักฐานของทางราชการ มี 4 ชนิด คือ หนังสือรับรอง รายงานการประชุม บันทึก และหนังสืออื่น
หนังสือรับรอง คือหนังสือที่ส่วนราชการออกให้เพื่อรับรองแก่บุคคล นิติบุคคลหรือหน่วยงาน เพื่อวัตถุประสงค์อย่างหนึ่งอย่างใดให้ปรากฏแก่บุคคลโดยทั่วไปไม่จำเพาะเจาะจง ใช้กระดาษตราครุฑ
รายงานการประชุม คือ การบันทึกความคิดเห็นของผู้มาประชุม ผู้เข้าร่วมประชุม และมติของที่ประชุมไว้เป็นหลักฐาน
บันทึก คือข้อความซึ่งผู้ใต้บังคับบัญชาเสนอต่อผู้บังคับบัญชาหรือผู้บังคับบัญชาสั่งการแก่ผู้ใต้บังคับบัญชาหรือข้อความที่เจ้าหน้าที่หรือหน่วยงานระดับต่ำกว่าส่วนราชการระดับกรมติดต่อกันในการปฏิบัติราชการ โดยใช้กระดาษบันทึกข้อความ


คาวมแตกต่างของหนังสือราชการภายในและภายนอก

หนังสือภายนอก	หนังสือภายใน
1.  ติดต่อระหว่างกระทรวงหรือ       ติดต่อกับหน่วยงานและบุคคล อื่น	1.      ติดต่อระหว่างกรมหรือเทียบเท่า                ในสังกัดกระทรวงเดียวกัน
2.      ผู้ลงนามเป็นหัวหน้าส่วนราชการ       ระดับกระทรวง หรือผู้ได้รับ      มอบหมาย	2.  ผู้ลงนามเป็นหัวหน้าส่วนราชการ      ระดับกรม  หรือผู้ได้รับมอบหมาย
3.  ใช้รูปแบบหนังสือภายนอกใช้      กระดาษครุฑ  มีเรื่อง  เรียน  และ       อ้างถึง สิ่งที่ส่งมาด้วย (ถ้ามี)	3.  ใช้รูปแบบหนังสือภายใน  ใช้       กระดาษบันทึกข้อความ  มีเฉพาะ       เรื่องกับเรียน
4.  เป็นพิธีการเต็มรูปแบบ       ออกเลขที่ทุกครั้ง	4.  เป็นทางการ  ออกเลขที่  แต่เป็น       พิธีการน้อยกว่า
5.  ต้องพิมพ์ให้เรียบร้อย	5.  ต้องพิมพ์ให้เรียบร้อย
6.  มีสำเนาคู่ฉบับและสำเนาครบถ้วน	6.  มีสำเนาคู่ฉบับและสำเนาครบถ้วน

ที่มาของเว็บไซต์?


http://chakrit54.wikispaces.com

http://noinanzaa.blogspot.com

http://agri.kps.ku.ac.th

http://th.wikipedia.org/wiki/%E0%B8%A3%E0%B8%B9%E0%B8%9B%E0%B9%81%E0%B8%9A%E0%B8%9A%E0%B9%80%E0%B8%AD%E0%B8%81%E0%B8%AA%E0%B8%B2%E0%B8%A3%E0%B9%83%E0%B8%8A%E0%B9%89%E0%B9%84%E0%B8%94%E0%B9%89%E0%B8%AB%E0%B8%A5%E0%B8%B2%E0%B8%A2%E0%B8%A3%E0%B8%B0%E0%B8%9A%E0%B8%9A

บบที่ 3 เทคโนโลยีสำนักงาน

เทคโนโลยีสำนักงาน หมายถึง... 

เทคโนโลยีระบบคอมพิวเตอร์ และ เทคโนโลยีสื่อสารโทรคมนาคมที่ผนวกเข้าด้วยกัน เพื่อใช้ในการบริหารงานสำนักงาน ทำให้เกิดความรวดเร็ว ความสะดวกสบาย ความคล่องตัว ตอบสนองผู้ใช้ได้ดี ตลอดจนการใช้ข้อมูลข่าวสารย่างถูกต้องแม่นยำเพื่อนำมาซึ่งการตัดสินใจที่ดีและถูกต้อง,ประหยัด อย่างประสิทธิภาพ และประสิทธิผล

เทคโนโลยีที่เกี่ยวข้องกับสํานักงานมีกี่ประเภท!มี 3 ประเภท


- เทคโนโลยีสารสนเทศ
- การจัดการด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ
- เทคโนโลยีที่ใช้ในสำนักงานอัตโนมัติ

เครื่องใช้สำนักงานต่างๆ ที่ควรรู้จักคือ?

-เครื่องถ่ายเอกสาร เป็นอุปกรณ์สำนักงาน

อย่างหนึ่งซึ่งใช้ในการสำเนาเอกสาร 

โดยการใช้ความร้อน หรือหลักไฟฟ้าสถิต ในการอ่านเอกสารต้นฉบับและพิมพ์เอกสารอีกฉบับ

ออกมา

-เครื่องคอมพิวเตอร์ ถูกประดิษฐ์ออกมา
ให้ประกอบไปด้วยความจำรูปแบบต่าง ๆ เพื่อเก็บข้อมูล อย่างน้อยหนึ่งส่วนที่มีหน้าที่ดำเนินการคำนวณเกี่ยวกับตัวดำเนินการทางตรรกศาสตร์ และตัวดำเนินการทางคณิตศาสตร์

-เครื่องพิมพ์  เป็นอุปกรณ์ต่อพ่วงทั่วไป
และเชื่อมต่อด้วยสายเคเบิลเครื่องพิมพ์หรือ
ในเครื่องพิมพ์รุ่นใหม่จะเป็นสายยูเอสบี 
เครื่องพิมพ์บางชนิดที่เรียกกันว่าเครื่องพิมพ์
เครือข่าย(Network Printer) อินเตอร์เฟซที่
ใช้มักจะเป็นแลนไร้สายและ/หรืออีเทอร์เน็ต

-พล็อตเตอร์  เป็นเครื่องพิมพ์แบบที่ใช้ปากกา
ในการเขียนข้อมูลลงบนกระดาษ ซึ่ง
เครื่องพิมพ์ประเภทนี้เหมาะกับงานเขียน
แบบของวิศวกรและสถาปนิก และเครื่องพิมพ์
ประเภทนี้มีราคาแพงที่สุด

-สแกนเนอร์ คืออุปกรณ์ซึ่งจับภาพและ
เปลี่ยนแปลงภาพจากรูปแบบของแอนาลอก
เป็นดิจิตอลซึ่งคอมพิวเตอร์ สามารถแสดง, 
เรียบเรียง, เก็บรักษาและผลิตออกมาได้ 
ภาพนั้นอาจจะเป็นรูปถ่าย, ข้อความ, ภาพวาด
หรือแม้แต่วัตถุสามมิติ

-สำรองไฟ  คือ เครื่องสำรองไฟฟ้าและ

ปรับแรงดันไฟฟ้าอัตโนมัติในกรณีที่ไฟ

จากการไฟฟ้าเกิดมีปัญหาขึ้นมา เช่นไฟตก

ไฟเกิน ไฟดับ หรือไฟกระชาก เป็นต้น

-โทรศัพท์ คือ ระบบโทรคมนาคมซึ่งใช้อุปกรณ์ทางไฟฟ้า เป็นเครื่องมือสื่อสารให้ติดต่อถึงกัน
ได้ในระยะไกลโดยใช้สายตัวนำโยงติดต่อถึงกันและอาศัยอำนาจแม่เหล็กไฟฟ้าเป็นหลักส

-เครื่องโทรสาร หรือ โทรภาพ (facsimile,

 fax แฟกซ์) 

คือเทคโนโลยีอย่างหนึ่งใช้สำหรับโอนถ่าย

ข้อมูลสำเนาของเอกสาร ผ่านทางอุปกรณ์บนเครือข่ายโทรศัพท์ที่เรียกว่า เครื่องโทรสาร

-เครื่องพิมพ์ดีดไฟฟ้า เป็นการพัฒนามา

จาเครื่องพิมพ์ดีดธรรมดาพิมพ์ได้ทั้งภาษา

ได้ทั้งและภาษาอังกฤษในเครื่องเดี่ยวกันได้

อย่างสะดวกและรวดเร็ว ประสิทธิภาพในการ

ทำงานสูง เนื่องจากควบคุมด้วยระบบไมโคร
โพรเซสเซอร์ทำงานอัตโนมัติ

-เครื่องฉายภาพข้ามศีรษะ  หรือบางทีเรียกว่า

เครื่องฉายภาพโปร่งใส เพราะวัสดุฉาย เป็นแผ่น

โปร่งใส (Transparency) หรืออาจเรียกว่า

กระดานชอล์กไฟฟ้าเพราะใช้แทนกระดานชอล์กได้

เป็นเครื่องฉายที่จัดอยู่ในระบบฉายอ้อม ใช้

สำหรับฉายภาพ วัสดุ หรือเครื่องมือที่โปร่งใส

-กระดาษถ่ายเอกสาร  เป็นวัสดุที่ผลิตขึ้น

มาสำหรับการจดบันทึก มีประวัติศาสตร์

ยาวนาน เชื่อกันว่ามีการใช้กระดาษครั้งแรกๆ

โดยชาวอียิปต์และชาวจีนโบราณ แต่

กระดาษในยุคแรกๆ ล้วนผลิตขึ้นเพื่อการ

จดบันทึกด้วยกันทั้งสิ้น

-เครื่องบันทึกเวลา  เป็นอุปกรณ์ที่ใช้สำหรับจัดการ

เรื่องเวลาการเข้า – ออกงานของพนักงานภายใน

องค์กรหรือบริษัทที่มีจำนวนพนักงานเป็นจำนวนมาก

ช่วยให้ฝ่ายบุคคลทำงานง่ายขึ้น เพราะว่าสามารถ

ตรวจสอบได้ว่าพนักงานคนไหนมาทำงานกี่โมงใช้เวลา

ในการทำงานเท่าไหร่ ขาดงานวันไหนทำงานล่วงเวลา

เป็นระยะเวลาเท่าไหร่ สิ่งเหล่านี้จะต้องนำไปใช้ในการ

คิดเงินเดือนให้แก่พนักงานทุกคนหากใช้เครื่องตอกบัตร

รุ่นเดิมจะทำให้ฝ่ายบุคคลต้องทำงานหนักและมักจะมี

ข้อผิดพลาดเสมอรวมทั้งพนักงานยังมีการโกงเวลาการทำงาน

-เครื่องผนึกซองจดหมาย คือ ระบบโทรคมนาคมซึ่งใช้อุปกรณ์ทางไฟฟ้า เป็นเครื่องมือสื่อสารให้ติดต่อถึงกันได้ในระยะไกลโดยใช้สายตัวนำโยงติดต่อถึงกันและอาศัยอำนาจแม่เหล็กไฟฟ้าเป็นหลัก

ที่มาของเว็บไซต์

http://web.ku.ac.th/schoolnet/snet1/hardware/scan.htm

http://www.wbi.msu.ac.th/file/722/doc_2.pdf

http://www.voicegatesystem.com/

http://th.wikipedia.org/wiki/

http://th.wikipedia.org

http://th.wikipedia.org/wiki/

https://www.google.co.th/search?

https:///url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=2&ved=0CDIQFjAB&url=http

http://th.wikipedia.org/wiki

http://th.wikipedia.org/wiki/

สำนักงานอัตโนมัติ

สำนักงานอัตโนมัติ

         สำนักงานอัตโนมัติ (Office Automation) เป็นการนำเอาเทคโนโลยีใหม่มาใช้ช่วยให้การปฏิบัติงานในสำนักงานมีประสิทธิภาพมีความคล่องตัวสะดวกรวดเร็วมากขึ้น 

         โดยการนำเอาอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์คอมพิวเตอร์มาใช้ในการจัดทำ การเก็บรักษา การส่งข้อมูลการติดต่อสื่อสารในสำนักงาน ทั้งยังเป็นการลดปริมาณกระดาษลง
 สามารถสื่อสารผ่านทางจอคอมพิวเตอร์ได้อย่างรวดเร็ว การจัดเก็บเอกสาร สามารถนำ
เอาเครื่องมือเครื่องใช้ในการจัดเก็บมาช่วยให้การจัดเก็บมีประสิทธิภาพมากขึ้นค้นหาได้ง่ายและประหยัดพื้นที่ในการจัดเก็บ นอกจากนี้ ยังมีเครื่องมือเครื่องใช้และอุปกรณ์อื่นๆ อีกมากมายสำหรับสำนักงานอัตโนมัติ



ลักษณะของสำนักงานอัตโนมัติ

ระบบงานประมวลผลอัตโนมัติ เป็นระบบประมวลผลโดยใช้คอมพิวเตอร์ ซึ่งมีโปรแกรมการใช้งาน
ซึ่งผู้ใช้ต้องเลือกใช้ให้เหมาะกับงาน

ระบบประมวลผลคำ (Word processing) หมายถึง ระบบการพิมพ์เอกสารต่าง ๆ 
เช่น รายงานจดหมาย สิ่งพิมพ์ เป็นต้น

ระบบประมวลผลธุรกิจ (Spread sheet + Database) หมายถึง ระบบงานประมวลผลเป็นรูปตาราง
การคำนวณ และฐานข้อมูลที่ใช้ร่วมกันในสำนักงาน

ระบบงานติดต่อสื่อสารอัตโนมัติ เป็นระบบติดต่อสื่อสารโดยมีเครือข่ายติดต่อกัน
ระบบเชื่อมโยงขององค์กร (Networking System)

Electronic Mails การส่งข่าวสารติดต่อกันโดยใช้ระบบคอมพิวเตอร์สำหรับพูดคุย สั่งงาน โดยไม่ต้องใช้กระดาษ

ระบบส่งข่าวสารด้วยเสียง (Voice message system) การส่งข่าวสารโดยส่งผ่านระบบ Voice mail
ระบบโทรศัพท์อัตโนมัติ (Telephone switching system) ระบบสอบถามได้ตลอด 24 ชั่วโมง

ในช่วงที่ไม่มี operator รับก็จะมีเสียงบอกข้อมูล ผู้ใช้สามารถรับฟังและเลือกรับฟังได้ตามต้องการ
ที่เรียกว่า Call Center

ระบบประมวลผลด้วยภาพหรือโทรสาร (Image processing system or FAX) สามารถส่งข่าวสารเป็น
ตัวอักษรได้ เป็นภาพก็ได้



องค์ประกอบของสำนักงานอัตโนมัติ

         ประกอบด้วยข้อมูลตัวเลข รูปภาพ ข้อความ และเสียงที่สามารถเชื่อมโยงกันได้หมดและจุดเริ่มต้นของ OA 
เป็นการต่อคอมพิวเตอร์เข้ากับเครื่องพิมพ์ดีด โทรศัพท์ก็สามารถทำงานได้อย่างอัตโนมัติและจะพัฒนาถึงขั้น สามารถใช้โดยไม่ต้องเปลี่ยนเครื่อง จนนำโทรศัพท์มาใช้เป็นหัวใจสำคัญของOA ที่จะขยายเครือข่ายออกไปได้ทั่วถึงทุกจุดในอนาคตข้างหน้า

      OA จะพยายามหาวิธีการเชื่อมอุปกรณ์ต่างๆ หรือเครื่องใช้ในสำนักงานที่มีอยู่แล้วไม่ว่าจะเป็นยี่ห้อใดก็ตามมาใช้ร่วมกันได้ดังนั้น จะเห็นว่ามีความแตกต่างของความหมายคำว่า "สำนักงานอัตโนมัติ" อยู่มากมาย เพราะผู้นำด้านนี้ คือ ญี่ปุ่นและสหรัฐอเมริกา ก็มีแนวความคิดในด้านนี้ไม่เหมือนกัน โดยสหรัฐมองว่าสำนักงานอัตโนมัติต้องเป็นระบบประสานกัน



ระบบสารสนเทศสำนักงาน

        ระบบการจัดการเอกสาร (Document Management System)
- ระบบการประมวลผลคำ (Word Processing Systems)
- การจัดพิมพ์ตั้งโต๊ะ (Desktop Publishing)
- ระบบการประมวลภาพ (Image Processing Systems)
- การทำสำเนา (Reprographics)
- หน่วยเก็บข้อมูลถาวร (Archival Storage)
        
        ระบบการจัดการข่าวสาร (Message-handling Systems)
- ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Mail)
- ไปรษณีย์เสียง (Voice Mail)
- โทรสาร (Facsimile)

        ระบบประชุมทางไกล (Teleconferencing System)
- การประชุมด้วยเสียง (Audio Teleconferencing)
- การประชุมด้วยภาพ (Video Teleconferencing)
- การประชุมด้วยคอมพิวเตอร์ (Computer Conferencing)
- โทรศัพท์ภายใน (In-house Television)
- การทำงานทางไกล (Telecommuting)

       ระบบสนับสนุนสำนักงาน (Office Support Systems)
- โปรแกรมเครือข่าย (Group Ware)
- โปรแกรมตั้งโต๊ะเอนกประสงค์ (Desktop Organizers)







ที่มาของเว็บไซต์

http://school.obec.go.th/t3udon/oa1.htm

http://www.thaiall.com/mis/mis12.htm

ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับสำนักงาน

สำนักงาน คืออะไร

         สำนักงาน คือ สถานที่แห่งหนึ่งซึ่งอาจเป็นเพียงห้องเดียวหรือหลายห้อง จะมีขนาดเล็กหรือขนาดใหญ่ได้อาจใช้เป็นสถานที่สำหรับทำธุรกรรมต่างๆหรือเพื่ออำนวยความสะดวกในการทำงานหรือควบคุมการดำเนินงาน โดยอาศัยสารสนเทศเป็นเครื่องมือโดยมีหน้าที่รับข้อมูลจากผู้หนึ่งมาประมวลผลแล้วส่งไปให้อีกผู้หนึ่ง 
ในสำนักงานจะต้องมีพนักงานที่มีความรู้ ความสามารถเหมาะสมกับหน้าที่ที่สำนักงานได้มอบให้

องค์ประกอบของสำนักงาน

        องค์ประกอบของสำนักงานอัตโนมัตินั้นมีหลายอย่างที่นำมาเป็นข้อมูลในการพัฒนาและบริหารจัดการให้เป็นสำนักงานที่ปรับปรุงสำนักงาน เช่น บุคลากร กระบวนการปฏิบัติงานในสำนักงาน เทคโนโลยีต่าง ๆ รวมทั้งการสามารถส่งหรือรับข้อมูลข่าวสารหรือการสืบค้นเอกสารหลักฐานได้อย่างสะดวกและรวดเร็ว ทั้งนี้งานสำนักงานจะประสบความสำเร็จนั้นย่อมขึ้นอยู่กับผู้บริหารทุกคนในองค์กรนั้น ๆ รวมทั้งพนักงานจะต้องร่วมมือกันทำงานเป็นทีม จึงจะทำให้งานสำนักงานอัตโนมัติประสบความสำเร็จ



รูปแบบของสำนักงาน
 
สำนักงานของราชการ (Bureau) 
       เป็นสำนักงานแรกที่ผู้ใช้บริการได้รับผ่านมุมมองในตอนนั้นก็คือ เป็นสถานที่ที่เต็มไปด้วยคนใส่ชุดสีกากี สีขาว สีเขียว (แยกงานกันด้วยสีสันของแต่ละหน่วยงาน)


สำนักงานอัตโนมัติ OA (office automation)
       OA (office automation) สำนักงานอัตโนมัติ คำนี้ผู้เขียนได้รับรู้ว่า เป็นเรื่องที่ใหม่สุด ๆ ประมาณปี 2527 (ผู้อ่านบางคนยังเป็นฝุ่นอยู่) พวกเรียนด้านบริหารธุรกิจตอนนั้นจะต้องเรียน จำได้ว่า มีบทความข้อเขียนในนิตยสาร/วารสารหลายเล่มและส่วนใหญ่แปลมาจากภาษาอังกฤษ 
        
       สำนักงานแบบนี้มีอยู่จริงเป็นสำนักงานใหญ่ขององค์กรต่าง ๆ ที่มีสาขาอยู่ในต่างจังหวัด สำนักงานตั้งอยู่ในกรุงเทพฯ องค์กรที่มีลักษณะแบบนี้ เท่าที่พบเห็นตามสื่อ ได้แก่ ธนาคารทั้งของไทยและต่างประเทศ รวมถึงบริษัทต่างชาติที่มีสาขาในประเทศไทย หรือ บริษัทที่ติดต่อกับต่างประเทศ มีศัพท์ใหม่ที่เกิดขึ้นก็คือ word processing เป็นอุปกรณ์เครื่องใช้สำนักงานที่ทันสมัยขึ้นรวมถึงคอมพิวเตอร์ มีจอภาพเป็นสีเขียวหรือสีเทา และคนใช้คอมพิวเตอร์ จะต้องเป็นผู้ที่จบจากสาขาคอมพิวเตอร์ หรือชื่ออื่นในยุคนั้น 



สำนักงานไร้กระดาษ Paperless Office
        Paperless Office สำนักงานไร้กระดาษ ช่วงประมาณปี 2541 คำนี้เป็นศัพท์ใหม่ที่วงราชการนำมาใช้ หลังจากวงการธุรกิจได้ใช้ไปแล้ว ถึงตอนนี้คอมพิวเตอร์ได้กลายเป็นส่วนหนึ่งของสำนักงานแทนที่เครื่องพิมพ์ดีด ไฟฟ้าไปเรียบร้อยแล้ว จำได้ว่า ตอนนั้นทุกคนต้องใช้ window 95 มีเครื่องพิมพ์กระดาษหรือที่ติดปากเราในที่สุดคือ เครื่องพรินเตอร์ (printer) รุ่นแรก ๆ ต้องเป็นแบบดอทเมทริกซ์ เพราะจะประหยัดหมึก สามารถใช้ได้หลายครั้ง และเมื่อเสียงเครื่องพิมพ์ดีดหายไปก็ถูกแทนที่ด้วยเสียงแกร็กๆ ของเครื่องใช้สำนักงานแบบนี้แทน วัสดุสำนักงานที่พนักงานสำนักงานต้องมีได้แก่ แผ่นดิสก์ ขนาด 5 ¼ นิ้ว จนถึงขนาด 3.5 นิ้วตามลำดับ ช่วงนี้เช่นกันก็เริ่มมี HandyDrive ราคาตอนนั้น ประมาณ 2,800 บาท หน่วยความจำ 128 MB (ไม่ได้พิมพ์ตัวเลขและอักษรผิด)







สำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ E-Office (Electronic office)

        E-Office (Electronic office) สำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ วันนี้ก็คงจะปฏิเสธไม่ได้ว่า เกือบทุกหน่วยงาน โดยเฉพาะภาคเอกชน ซึ่งนำหน้ามานานแล้วในเรื่องนี้ ซึ่งมันมาพร้อมกับระบบการติดต่อสื่อสารแบบไร้พรมแดน ทั้งอินเทอร์เน็ต โทรศัพท์มือถือ หน่ำซ้ำยังใช้ระบบร่วมกันได้อีก โฉมหน้าของสำนักงานทุกแห่งเปลี่ยนไป
         เครื่องคอมพิวเตอร์เข้ามาเต็มรูปแบบ อีกทั้งยัง มีภาพของสำนักงานที่ทันสมัยสุดๆ จอคอมพิวเตอร์ ที่เป็นแบบก้อน ๆ ใหญ่แทนที่ด้วยจอแบน เครื่องพิมพ์จากที่เคยส่งเสียงดังกับเงียบสนิทและไม่จำเป็นต้องซื้อเข้ามาใน สำนักงานมากมาย แต่สามารถใช้ร่วมกันได้ และยังไม่นับรวมอุปกรณ์เครื่องใช้สำนักงานที่ปรับรูปแบบสามารถใช้งานได้หลาก หลายทั้ง ถ่ายเอกสาร พิมพ์เอกสาร ส่งแฟกซ์ การสแกน การบันทึกเอกสารในรูปแบบต่าง ๆ ที่จะนำไปใช้งานได้ในเครื่องเดียวกัน





สำนักงานสีเขียว Green Office
        Green Office สำนักงานสีเขียว เวลาไล่เลี่ยกันกับ e-office ก็มีชื่อนี้เกิดขึ้นมาพร้อมกันต้อนรับกระแสโลกร้อน งานนี้ไม่ใช้เฉพาะแค่ สำนักงานเราเพียงแห่งเดียว แนวความคิดในเรื่องทุกคนต้องช่วยกัน เพราะต้นสายปลายเหตุที่ทำให้โลกร้อน คือ มนุษย์ นั้นเอง


สำนักงานเสมือน Virtual Office
        Virtual Office ออฟฟิศในอากาศ บางชื่อก็เรียกว่า Space Office บริการสำนักงานเสมือนจริง เป็นอีกก้าวหนึ่งของสำนักงาน โดยที่ไม่ต้องมีภาระในการซื้อหรือเช่าสำนักงาน แต่มีพนักงานที่คอยดำเนินการในเรื่องต่าง ๆ ให้ไม่ว่า จะเป็นการรับโทรศัพท์ ตอบอีเมล รับฝากข้อความ จัดส่งเอกสารและติดต่องานให้











ที่มาของเว็บไซต์


http://chakrit54.wikispaces.com

http://www.softbizplus.com/apartment/824-office-type