บทที่ 6 เทคโนโลยีฐานข้อมูลในสำนักงาน

แฟ้มข้อมูล คือ?

         แฟ้มข้อมูล ในทางคอมพิวเตอร์หมายถึงกลุ่มระเบียนสารสนเทศใด ๆ หรือทรัพยากรสำหรับเก็บบันทึกสารสนเทศ ซึ่งสามารถใช้งานได้กับโปรแกรมคอมพิวเตอร์ และโดยปกติจะอยู่บนหน่วยเก็บบันทึกถาวรบางชนิด ซึ่งแฟ้มนั้นคงทนถาวรในแง่ว่า ยังคงใช้งานได้สำหรับโปรแกรมอื่นหลังจากโปรแกรมปัจจุบันใช้งานเสร็จสิ้น แฟ้มคอมพิวเตอร์ถือได้ว่าเป็นของทันสมัยคู่กับเอกสารกระดาษ ซึ่งแต่เดิมจะถูกเก็บไว้ในตู้แฟ้มเอกสารของสำนักงานและห้องสมุด จึงเป็นที่มาของคำนี้
          ครั้งแรกในบริบทของหน่วยเก็บบันทึกของคอมพิวเตอร์เมื่อ พ.ศ. 2495 โดยอ้างถึงสารสนเทศที่เก็บบันทึกบนบัตรเจาะรู [1] การใช้งานในยุกแรก ๆ ผู้คนถือว่าไฟล์คือฮาร์ดแวร์ที่เป็นรากฐาน (มากกว่าจะหมายถึงเนื้อหา) ตัวอย่างเช่นคอมพิวเตอร์ไอบีเอ็ม 350 ดิสก์ไดรฟ์ถูกเรียกว่า "ดิสก์ไฟล์" [2] ระบบต่าง ๆ อาทิระบบแบ่งกันใช้เวลาที่เข้ากันได้ (Compatible Time-Sharing System: CTSS) เมื่อ พ.ศ. 2505 แนวคิดเรื่องระบบแฟ้มเด่นชัดขึ้น โดยปรากฏเป็น "ไฟล์" หลายแฟ้มบนอุปกรณ์เก็บบันทึกเครื่องหนึ่ง นำไปสู่การใช้งานแฟ้มในสมัยใหม่ ชื่อแฟ้มในระบบแบ่งกันใช้เวลาที่เข้ากันได้มีสองส่วนได้แก่ "ชื่อหลัก" ที่ผู้ใช้สามารถอ่านได้และ "ชื่อรอง" ที่แสดงถึงชนิดของแฟ้ม




พาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์ คือ?

การพาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์ ( Electronic commerce) หรือ อีคอมเมิร์ซ (e-Commerce)  หมายถึง การทำธุรกรรมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ ในทุกๆ ช่องทางที่เป็นอิเล็กทรอนิกส์ ได้แก่ อินเทอร์เน็ต และระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์ การพาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์สามารถกระทำผ่าน โทรศัพท์เคลื่อนที่ การโอนเงินอิเล็กทรอนิกส์ การจัดการห่วงโซ่อุปทาน การโฆษณาในอินเทอร์เน็ต แม้กระทั่งซื้อขายออนไลน์ โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อลดค่าใช้จ่าย และเพื่มประสิทธิภาพขององค์กร โดยการลดบทบาทของความสำคัญขององค์ประกอบทางธุรกิจลง เช่น ทำเลที่ตั้ง อาคารประกอบการ โกดังเก็บสินค้า ห้องแสดงสินค้า รวมถึงพนักงานขาย พนักงานแนะนำสินค้า พนักงานต้อนรับลูกค้าเป็นต้น ดังนั้นจึงลดข้อจำกัดของระยะทางและเวลา ในการทำธุรกรรมลงได้

       ในพระราชบัญญัติว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2544 ให้ความหมาย ธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ ว่าเป็น ธุรกรรมที่กระทำขึ้นโดยใช้วิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ทั้งหมดหรือแต่บางส่วน
ตัวอย่างเช่น นายสมชายเปิดร้านขายสินค้าโอท็อป ผ่านทางอินเทอร์เน็ต ทำให้ลูกค้าที่อยู่ต่างประเทศ สามารถเข้ามาดูตัวอย่างสินค้า และติดต่อซื้อขายกันได้ โดยผ่านทางสื่ออิเล็กทรอนิกส์






การประมวลผลข้อมูล คือ?

การประมวลผล(Data Processing) เป็นการประมวลผลทางข้อมูลเป็นการนำข้อมูล ที่เก็บรวบรวมได้มาผ่านกระบวนการต่าง ๆ เพื่อแปรสภาพข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบที่ต้องการ เรียกว่า ข้อมูลสนเทศหรือสารสนเทศ (Information)
Information คือ ผลลัพธ์ที่ได้จากข้อมูลที่ได้รวบรวมและนำเข้าสู่กระบวนการประมวลผล ซึ่งผลลัพธ์ที่ได้นี้ สามารถนำไปใช้เป็นแนวทางในการวิเคราะห์ทิศทาง หรือการตัดสินใจได้ทันที
ในขั้นตอนการประมวลนั้น ก็ต้องมี หน่วยรับเข้าก่อน ต่อมาก็ประมวลข้อมูลที่รับเข้าและส่งผ่านไปยังหน่วยส่งออกข้อมูลต่อๆ

ประเภทของข้อมูล
ถ้าจำแนกข้อมูลออกเป็นประเภท จะแบ่งออกเป็น 2 ประเภทใหญ่ ๆ คือ
1. ข้อมูลปฐมภฺมิ (Primary Data) หมายถึง ข้อมูลที่ได้จากการรวบรวม หรือบันทึกจากแหล่งข้อมูลโดยตรง ซึ่งอาจจะได้จากการสอบถาม การสัมภาษณ์ การสำรวจ และการจดบันทึก ตลอดจนการจัดหามาด้วยเครื่องจักรอัตโนมัติ เช่น เครื่องอ่านรหัสแท่ง เครื่องอ่านแถบแม่เหล็ก
2. ข้อมูลทุติยภูมิ (Secondary Data) หมายถึง ข้อมูลที่มีผู้อื่นรวบรวมไว้ให้แล้ว บางครั้งอาจมีการประมวลผลเพื่อเป็นสารสนเทศ เช่น สถิติจำนวนประชากรแต่ละจังหวัด สถิติการนำสินค้าเข้า และการส่งสินค้าออก เป็นต้น



ระบบฐานข้อมูล คือ?

ระบบฐานข้อมูล (Database Management System) หรือที่เรียกว่า ดีบีเอ็มเอส (DBMS) เป็นกลุ่มโปรแกรมที่ทำหน้าที่เป็นตัวกลางในระบบติดต่อระหว่างผู้ใช้กับฐานข้อมูล เพื่อจัดการและควบคุมความถูกต้อง ความซ้ำซ้อน และความสัมพันธ์ระหว่างข้อมูลต่างๆ ภายในฐานข้อมูล ซึ่งต่างจากระบบแฟ้มข้อมูลที่หน้าที่เหล่านี้จะเป็นหน้าที่ของโปรแกรมเมอร์ ในการติดต่อกับข้อมูลในฐานข้อมูลไม่ว่าจะด้วยการใช้คำสั่งในกลุ่มดีเอ็มแอล (DML) หรือ ดีดีแอล (DDL) หรือจะด้วยโปรแกรมต่างๆ
ทุกคำสั่งที่ใช้กระทำกับข้อมูลจะถูกดีบีเอ็มเอสนำมาแปล (คอมไพล์) เป็นการปฏิบัติการ (Operation) ต่างๆ ภายใต้คำสั่งนั้นๆ เพื่อนำไปกระทำกับตัวข้อมูลภายในฐานข้อมูลต่อไป สำหรับส่วนการทำงานตางๆ ภายในดีบีเอ็มเอสที่ทำหน้าที่แปลคำสั่งไปเป็นการปฏิบัติการต่างๆ กับข้อมูลนั้น ประกอบด้วยส่วนการปฏิบัติการดังนี้
หน้าที่ของระบบจัดการฐานข้อมูล

* แปลงคำสั่งที่ใช้จัดการกับข้อมูลภายในฐานข้อมูล ให้อยู่ในรูปแบบที่ฐานข้อมูลเข้าใจ
* นำคำสั่งต่าง ๆ ซึ่งได้รับการแปลแล้ว ไปสั่งให้ฐานข้อมูลทำงาน เช่น การเรียกใช้ (Retrieve) จัดเก็บ (Update)  (Delete) เพิ่มข้อมูล (Add) เป็นต้น






http://th.wikipedia.org/wiki/

http://th.wikipedia.org/wiki

http://www.bs.ac.th/2548/e_bs/g7/raim/in4page1.html

http://th.wikipedia.org/wiki/

บทที่ 5 เทคโนโลยีอินเตอร์เน็ต

ความเป็นมาของอินเตอร์เน็ต?

          อินเทอร์เน็ต (อังกฤษ: Internet) หมายถึง

เครือข่ายคอมพิวเตอร์ขนาดใหญ่ ที่มีการเชื่อมต่อ
ระหว่างเครือข่ายหลายๆ เครือข่ายทั่วโลก โดยใช้ภาษาที่ใช้สื่อสารกันระหว่างคอมพิวเตอร์ที่เรียกว่า โพรโทคอล (Protocol) ผู้ใช้เครือข่ายนี้สามารถสื่อสารถึงกันได้ในหลายๆ ทาง อาทิเช่น อีเมล เว็บบอร์ด และสามารถสืบค้นข้อมูลและข่าวสารต่างๆ รวมทั้งคัดลอกแฟ้มข้อมูลและโปรแกรมมาใช้ได้ อินเทอร์เน็ตเกิดขึ้นในปี ค.ศ. 1969 (พ.ศ. 2512) จากการเกิดเครือข่าย ARPANET (Advanced Research Projects Agency NETwork) ซึ่งเป็นเครือข่ายสำนักงานโครงการวิจัยชั้นสูงของกระทรวงกลาโหม ประเทศสหรัฐอเมริกา โดยมีวัตถุประสงค์หลักของการสร้างเครือข่ายคือ เพื่อให้คอมพิวเตอร์สามารถเชื่อมต่อ และมีปฏิสัมพันธ์กันได้ เครือข่าย ARPANET ถือเป็นเครือข่ายเริ่มแรก ซึ่งต่อมาได้ถูกพัฒนาให้เป็นเครือข่าย อินเทอร์เน็ตในปัจจุบัน




บริการต่างๆ บนอินเตอร์เน็ต

1. World Wide Web (WWW) เครือข่ายใยแมงมุม
เป็นการเข้าสู่ระบบข้อมูลอย่างข้อมูลในรูปของ Interactive Multimedia คือ มีทั้งรูปภาพ ข้อความ ภาพเคลื่อนไหว เสียง และวีดีโอ อีกทั้งข้อมูลเหล่านี้ยังใช้ระบบที่เรียกว่า hypertext กล่าวคือ จะมีคำสำคัญหรือรูปภาพในข้อมูลนั้นที่จะช่วยให้ท่าน เข้าสู่รายละเอียดที่ลึกและกว้างขวางยิ่งขึ้น คำสำคัญดังกล่าวจะเป็นคำที่เป็นตัวหนา หรือขีดเส้นใต้ เพียง แต่ท่านเลือกกด ที่คำ ที่เป็นตัวหนาหรือขีดเส้นใต้ นั้น ๆ ท่านก็สามารถเข้าสู่ข้อมูลเพิ่มเติมได้ (ข้อมูลเหล่านี้จะมีผู้สร้างขึ้นมาและเก็บไว้ในคอมพิวเตอร์ ต่าง ๆ ทั่วโลก)

2. ไปรษณีย์อิเลคทรอนิคส์ (Electronic Mail หรือ E-Mail)
เป็นบริการหนึ่งบนอินเทอร์เนตที่คนนิยมใช้กันมากคือส่งจดหมายโดยทางคอมพิวเตอร์ถึงผู้ที่มีบัญชีอินเตอร์เน็ต ด้วยกันไม่ว่าจะอยู่ใกล้หรือไกลคนละซีกโลกจดหมายก็จะไปถึงอย่างสะดวกรวดเร็วและง่ายดายโปรแกรมที่ใช้ ได้แก่
Hotmail , YahooMail , ThaiMail และยังมี Mail ต่าง ๆ ที่ให้บริการอย่างมากมายในปัจจุบัน ตามหน่วยงานหรือ
องค์กรต่าง ๆ

3. Search Engine (บริการค้นหาข้อมูลบนอินเทอร์เน็ต)
Search Engine เป็นเว็บไซต์ที่มีเครื่องมือในการที่จะค้นหาเว็บไซต์ต่าง ๆ มาเก็บไว้ในฐานข้อมูลของ ตัวเองโดยอัตโนมัติ เช่น Google.com หรือ Altavista.com ซึ่งเครื่องมือนี้ มีชื่อเรียกว่า Search Robot จะทำหน้าที่คอยวิ่งเข้าไปอ่านข้อความจากหน้าเว็บไซต์ ของเว็บต่าง ๆ แล้วนำมาจัดลำดับคำค้นหา (Index) ที่มีในเว็บไซต์เหล่านั้น เก็บไว้ในฐานข้อมูลของตนเอง เมื่อเราเข้าไปใช้บริการ
กับ Search Engine

4. Instant Message (บริการสนทนาบนอินเทอร์เน็ต )
Instant Messaging ก็คือการสนทนาทางโทรศัพท์อย่างหนึ่งแต่เป็นในรูปของตัวอักษร พนักงานในบริษัททั้งขนาดเล็กและใหญ่ต่างใช้ IM เป็นเครื่องมือในการสื่อสาร สำหรับคนอีกจำนวนมาก IM คือการสื่อสารสำรองเมื่ออีเมล์มีปัญหาหรือเหตุฉุกเฉินอื่นๆ

5.Telnet
เป็นบริการที่ช่วยให้เราสามารถเข้าสู่ระบบคอมพิวเตอร์อื่นเสมือนหนึ่งไปนั่งใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ของที่นั่น โปรแกรมที่ช่วยให้ท่านใช้บริการนี้ได้คือ โปรแกรม NCSA Telnet เมื่อเปิดโปรแกรมแล้วให้พิมพ์คำสั่ง Telnet ดังในรูปภาพข้างล่างเมื่อท่านใช้คำสั่ง Telnet แล้วให้พิมพ์ที่อยู๋ของแหล่งข้อมูลนั้น ท่านก็จะสามารถเข้าสู่ระบบข้อมูลนั้น ๆ ได้เสมือนท่านไปนั่งอยู่หน้าจอคอมพิวเตอร์ของเครื่อง ๆ นั้นเลยทีเดียว ระบบ Telnet

6. FTP (File Transfer Protocol)
คือ บริการที่ใช้ในการโอนย้าย file หรือข้อมูลจากคอมพิวเตอร์หนึ่งไปยังอีกคอมพิวเตอร์หนึ่ง สามารถโอนย้ายข้อมูล เช่น
รูปภาพ , ข้อความ , บทความ , คู่มือ และโปรแกรมต่าง ๆ

7. Web board (บริการกระดานข่าวหรือ เวบบอร์ด )
WebBoard คือโปรแกรมที่ทำหน้าที่ในลักษณะเป็น กระดานสนทนา เป็นกระดานแจ้งข่าวสาร ข้อมูล และแลกเปลี่ยนความคิดเห็นกัน




โปรแกรม Browser คืออะไร ?

Browser หรือ เว็บเบราว์เซอร์ คือ เครื่องมือหรือโปรแกรมที่ช่วยให้คุณสามารถใช้ท่องเที่ยวไปในโลก

อินเตอร์เน็ตได้อย่างไร้ ขีดจำกัด ทางด้านพรมแดน นอกจากนี้ Browser ยังช่วยเป็นตัวช่วยอำนวยความสะดวกในการเยี่ยมชมเว็บไซต์ต่างๆ ซึ่งในขณะนี้บริษัทผลิตซอฟแวร์ค่ายต่างๆ นับวันจะทวีการแข่งขันกันในการผลิต Browser เพื่อสร้างความพึงพอใจให้แก่นักท่องเว็บให้มากที่สุด หน้าตาของ browser แตกต่างกันไปตามแต่การออกแบบการใช้งานของแต่ละค่ายโปรแกรม

ในปัจจุบันนี้โปรแกรมโปรแกรม Browser ที่เป็นที่นิยม ได้แก่
Internet Explorer อินเทอร์เน็ตเอกซ์พลอเรอ
Mozilla Firefox มอซิลลา ไฟร์ฟอกซ์
Google Chrome กูเกิล โครม
Safari ซาฟารี
Opera โอเปร่า
Camino คามิโน
Netscape Navigator เน็ตสเคป แนวิเกเตอร์
Plawan ปลาวาฬ (ของไทยแท้ๆ โดยเว็บกระปุกดอทคอม)



อีเมล์ (E-mail)

       อีเมล คือ จดหมายอิเล็กทรอนิกส์ หรือ ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ (อังกฤษ: electronic mail) คือวิธีการหนึ่งของการแลกเปลี่ยนข้อความแบบดิจิทัล ซึ่งออกแบบขึ้นเพื่อให้มนุษย์ใช้เป็นหลัก ข้อความนั้นจะต้องประกอบด้วยเนื้อหา ที่อยู่ของผู้ส่ง และที่อยู่ของผู้รับ (ซึ่งอาจมีมากกว่าหนึ่ง) เป็นอย่างน้อย บริการอีเมลบนอินเทอร์เน็ตในทุกวันนี้เริ่มมีการจัดตั้งมาจากอาร์พาเน็ต (ARPANET) และมีการดัดแปลงโค้ดจนนำไปสู่มาตรฐานของการเข้ารหัสข้อความ RFC 733 อีเมลที่ส่งกันในยุคคริสต์ทศวรรษ 1970 นั้นมีความคล้ายคลึงกับอีเมลในปัจจุบัน การเปลี่ยนแปลงจากอาร์พาเน็ตไปเป็นอินเทอร์เน็ตในคริสต์ทศวรรษ 1980 ทำให้เกิดรายละเอียดแบบสมัยใหม่ของการบริการ โดยส่งข้อมูลผ่านเกณฑ์วิธีถ่ายโอนไปรษณีย์อย่างง่าย (SMTP) ซึ่งได้เผยแพร่เป็นมาตรฐานอินเทอร์เน็ต 10 (RFC 821) เมื่อ พ.ศ. 2525 (ค.ศ. 1982) และเปลี่ยน RFC 733 ไปเป็นมาตรฐานอินเทอร์เน็ต 11 (RFC 822) การแนบไฟล์มัลติมีเดียเริ่มมีการทำให้เป็นมาตรฐานใน พ.ศ. 2539 (ค.ศ. 1996) ด้วย

ระบบอีเมลที่ดำเนินงานบนเครือข่าย มากกว่าที่จะจำกัดอยู่บนเครื่องที่ใช้ร่วมกันครื่องเดียว มีพื้นฐานอยู่บนแบบจำลองบันทึกและส่งต่อ (store-and-forward model) เครื่องให้บริการอีเมลนั้นจะตอบรับ ส่งต่อ หรือเก็บบันทึกข้อความขึ้นอยู่กับพฤติกรรมของผู้ใช้ โดยที่ผู้ใช้คนนั้นจำเป็นต้องเชื่อมต่อกับระบบอีเมลภายในด้วยคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลหรืออุปกรณ์สื่อสารอื่น ๆ บนเครือข่าย ในการรับส่งข้อความจากเซิร์ฟเวอร์ที่กำหนด ส่วนการส่งอีเมลโดยตรงจากอุปกรณ์สู่อุปกรณ์นั้นพบได้ยากกว่า
อีเมลในเมืองไทยเริ่มต้นมีการใช้ครั้งแรกในปี พ.ศ. 2531 โดยอีเมลฉบับแรกของไทยเกิดขึ้นที่มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ส่งไปยังมหาวิทยาลัยเมลเบิร์นเป็นเพียงข้อความสั้นๆ ในการทดสอบระบบ










http://www.mcp.ac.th/online/internet/1_2.html

http://www.trueplookpanya.com/new/cms_detail/knowledge/13201-00/

http://th.wikipedia.org/

บทที่่4 การจัดการข้อมูลสารสนเทคและเอกสารสำนักงาน

-ระบบสารสนเทศ หมายถึง ?

       

         ระบบที่มีการนำคอมพิวเตอร์มาช่วยในการรวบรวม จัดเก็บ หรือจัดการกับข้อมูลข่าวสาร เพื่อให้ข้อมุลนันกลายเป็นสารสนเทศที่ดี สามารถนำไปใช้ในการประกอบการตัดสินใจได้ในเวลา อันรวดเร็วและถูกต้อง

ระบบสารสนเทศประกอบด้วยองค์

ประกอบดังนี้
        

         1. Hardware หมายถึงอุปกรณ์ที่เกี่ยวข้องในการจัดกระทำกับข้อมูล ทั้งที่เป็นอุปกรณ์คอมพิวเตอร์และอุปกรณ์อื่น ๆ เช่น เครื่องคอมพิวเตอร์ เครื่องคิดเลข 

         2. Software หมายถึง ชุดคำสั่ง หรือเรียกให้เข้าง่ายว่า โปรแกรม 

ที่สามารถสั่งการให้คอมพิวเตอร์ทำงานในลักษณะที่ต้องการภายใต้ขอบเขตความสามารถที่เครื่องคอมพิวเตอร์ หรือโปรแกรมนั้น ๆ สามารถทำได้ ซอร์ฟแวร์แบ่งออกเป็น ซอร์ฟแวร์ระบบ และ ซอร์ฟแวร์ประยุกต์ 

         3 User หมายถึง กลุ่มผุ้คนที่ทำงานหรือเกี่ยวข้องกับระบบสารสนเทศ

         4. Data หมายถึง ข้อเท็จจริงต่าง ๆ ที่อาจอยู่ในรูปแบบต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็น
ตัวหนังสือ แสง สี เสียง สัญญาณอิเล็กทรอนิกส์ ภาพ วัตถุ หรือ หลาย ๆ อย่างผสมผสาน
กัน ซึ่งข้อมูลที่ดีจะต้องตรงกับความต้องการของผู้ใช้

         5. Procedure หมายถึง ขั้นตอน กระบวนการต่าง ๆ ในการปฏิบัติงาน
ในระบบสารสนเทศ

-การจัดการข้อมูลในสำนักงาน

          ข้อมูลในสำนักงานแต่ละแห่งมีมากน้อยต่างกัน  ทั้งนี้ขึ้นกับขนาดและขอบเขตของงานในแต่ละสำนักงานในอดีตการจัดการข้อมูล  จะทำด้วยมือโดยการใช้การบันทึกเก็บไว้ในเอกสาร โดยจัดเอกสารเหล่านี้ให้เป็นหมวดหมู่  เพื่อให้เป็นระเบียบและง่ายต่อการใช้งานหรืออ้างอิงถึง  แต่เมื่อเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาช่วยในงานสำนักงานการจัดการข้อมูลก็เปลี่ยนมาบันทึกในสื่ออิเล็กทรอนิกส์  ทำให้การทำงานและดูแลข้อมูล  ทำได้รวดเร็วและสะดวกยิ่งขึ้น

ความจำเป็นของการจัดการข้อมูลในสำนักงาน
ในการจัดการข้อมูลที่ผ่านมามักจะมีการใช้แรงงานคนจัดทำด้วยมือและเก็บบันทึกไว้ในเอกสาร ซึ่งทำให้เกิดปัญหาปริมาณเอกสารข้อมูลที่ไม่ได้จัดเป็นระเบียบมีจำนวนมาก รวมทั้งสถานที่จัดเก็บเอกสารไม่เพียงพอ การให้ความสำคัญในการจัดการข้อมูลในอดีตไม่มากอย่างปัจจุบันนี้

กิจกรรมการจัดการข้อมูลในสำนักงาน
การจัดการข้อมูล (data management) เป็นกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับข้อมูล กิจกรรมเหล่านี้ประกอบด้วย การเก็บรวบรวมข้อมูล (data capture/data acquisition) การบันทึกข้อมูล (data entry) การจัดเก็บข้อมูล (data filing/data storing) การสอบถามและนำข้อมูลออกมาใช้งาน (data query/retrieval) และการบำรุงรักษาข้อมูล (data maintenance) ในแต่ละกิจกรรมที่กล่าวมายังมีกิจกรรมย่อย ๆ เพื่อทำให้ข้อมูลมีความถูกต้องสมบูรณ์

-การจัดเก็บเอกสาร 

          

        การจัดเก็บเอกสาร ( Filing system) หมายถึง กระบวนการในการจำแน จัดเก็บเอกสารให้เป็นระเบียบเพื่อให้ความสำคัญ  ของการเก็บเอกสารเมื่อธุรกิจให้  ความสำคัญกับเอกสาร โดยถือว่าเอกสารเป็นเสมือนความจำของธุรกิจ และเอกสารใช้เป็นหลักฐานสำคัญที่ต้องเก็บไว้ เพื่อการตรวจสอบหรือค้นคว้าในอนาคตแล้วดังนี้ ธุรกิจต้องมีการเก็บเอกสารที่ดี  เพื่อรวบรวมเอกสารให้เป็นหมวดหมู่  เป็นระเบียบ  เอกสารไม่ชำรุดเสียหาย สะดวกต่อการค้นหาเมื่อต้องการใช้  และมีวิธีการเก็บเอกสารที่เหมาะสมกับธุรกิจ  ซึ่งผู้มีหน้าที่ในการเก็บเอกสารจำเป็นต้องมีความรู้ด้านการเก็บเอกสารเป็นอย่างดีด้วย ดังนั้น ก่อนจะเก็บเอกสารจะต้องมีการวางแผนไว้ล่วงหน้าให้พร้อมโดยคำนึงถึงสิ่งต่าง ๆ 



-รูปแบบของเอกสาร

         

         รูปแบบเอกสารใช้ได้หลายระบบ (อังกฤษ: portable document format (ย่อ: pdf))  คือ รูปแบบแฟ้มลักษณะหนึ่ง  ที่พัฒนาโดยบริษัทอะโดบีซิสเต็มส์ สำหรับแสดงเอกสารที่สามารถใช้งานได้ในทุกระบบปฏิบัติการ  และยังคงลักษณะเอกสารเหมือนต้นฉบับ  เอกสารในรูปแบบนี้สามารถจัดเก็บ  ตัวอักษร  รูปภาพ  รูปลายเส้น ในลักษณะเป็นหน้าหนังสือ  ตั้งแต่ หนึ่งหน้า หรือหลายพันหน้าได้ในแฟ้มเดียวกัน  รูปแบบเป็นมาตรฐานที่เปิดให้คนอื่นสามารถเขียนโปรแกรมมาทำงานร่วมกันได้2 แบบ เอกสารหน่วยงานราชการ และเอกสารหน่วยงานธุรกิจ

-หนังสือราชการ 

         ในปัจจุบันการติดต่อราชการทั้งภายในหน่วยงานและ ภายนอกหน่วยงานเป็นการสื่อถึงบุคคล/

หน่วยงานอีกทั้งยังเป็นปัญหาของหน่วยงานและผู้ปฏิบัติที่เกี่ยวข้องจำนวนไม่น้อยที่ยังไม่เข้าใจในการใช้ภาษาราชการและแบบฟอร์มที่ถูกต้อง เพื่อเป็นการสร้างความสำเร็จของผู้ปฏิบัติงานที่เกี่ยวข้องทางด้านหนังสือได้ทราบถึงรูปแบบ การใช้คำขึ้นต้น คำลงท้ายที่ถูกต้อง เป็นไปในแนวทางเดียวกันและเป็นไปตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ได้จำแนกหนักสือราชการไว้มี 6 ชนิด ดังนี้

1. หนังสือภายนอก
         หนังสือภายนอก คือหนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธีโดยใช้กระดาษตราครุฑ เป็นหนังสือติดต่อระหว่างส่วนราชการหรือส่วนราชการมีถึงหน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการหรือที่มีถึงบุคคลภายนอก

2. หนังสือภายใน
         หนังสือภายใน คือหนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธีการน้อยกว่าหนังสือภายนอก เป็นหนังสือติดต่อภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดเดียวกัน ใช้กระดาษบันทึกข้อความ

3. หนังสือประทับตรา
         หนังสือประทับตรา คือหนังสือที่ใช้ประทับตราแทนการลงชื่อของหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไป โดยให้หัวหน้าส่วนราชการระดับกองหรือผู้ที่ได้รับมอบหมายจากหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไปเป็นผู้รับผิดชอบลงชื่อย่อกำกับตรา หนังสือประทับตราให้ใช้ได้ทั้งระหว่างส่วนราชการและระหว่างส่วนราชการกับบุคคลภายนอก เฉพาะกรณีที่ไม่ใช่เรื่องสำคัญ

4. หนังสือสั่งการ 

          หนังสือสั่งการ ให้ใช้ตามแบบที่กำหนดไว้ หนังสือสั่งการมี 3 ชนิด ได้แก่ คำสั่ง ระเบียบ และข้อบังคับ
คำสั่ง คือบรรดาข้อความที่ผู้บังคับบัญชาสั่งการให้ปฏิบัติโดยชอบด้วยกฏหมาย ใช้กระดาษตราครุฑ
ระเบียบ คือบรรดาข้อความที่ผู้มีอำนาจหน้าที่ได้วางไว้โดยจะอาศัยอำนาจของกฏหมายหรือไม่ก็ได้ เพื่อถือเป็นหลักปฏิบัติงานเป็นการประจำ ใช้กระดาษตราครุฑ
ข้อบังคับ คือบรรดาข้อความที่ผู้มีอำนาจหน้าที่กำหนดให้ใช้โดยอาศัยอำนาจของกฏหมายที่บัญญัติให้กระทำได้ ใช้กระดาษตราครุฑ

5. หนังสือประชาสัมพันธ์
         หนังสือประชาสัมพันธ์ ให้ใช้ตามแบบที่กำหนดไว้ หนังสือประชาสัมพันธ์มี 3ชนิด ได้แก่ ประกาศ แถลงการณ์และข่าว
ประกาศ คือบรรดาข้อความที่ทางราชการประกาศหรือชี้แจงให้ทราบหรือแนะแนวทางปฏิบัติ ใช้กระดาษตราครุฑ
แถลงการณ์ คือบรรดาข้อความที่ทางราชการแถลงเพื่อทำความเข้าใจในกิจการของทางราชการหรือเหตุการณ์ หรือในกรณีใด ๆ ให้ทราบชัดเจนโดยทั่วกัน ใช้กระดาษตราครุฑ
ข่าว คือบรรดาข้อความที่ทางราชการเห็นสมควรเผยแพร่ให้ทราบ

6. หนังสือที่เจ้าหน้าที่

         หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ คือหนังสือที่ทางราชการทำขึ้นนอกจากที่กล่าวแล้วข้างต้น หรือหนังสือที่หน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการหรือบุคคลภายนอกมีมาถึงส่วนราชการและส่วนราชการรับไว้เป็นหลักฐานของทางราชการ มี 4 ชนิด คือ หนังสือรับรอง รายงานการประชุม บันทึก และหนังสืออื่น
หนังสือรับรอง คือหนังสือที่ส่วนราชการออกให้เพื่อรับรองแก่บุคคล นิติบุคคลหรือหน่วยงาน เพื่อวัตถุประสงค์อย่างหนึ่งอย่างใดให้ปรากฏแก่บุคคลโดยทั่วไปไม่จำเพาะเจาะจง ใช้กระดาษตราครุฑ
รายงานการประชุม คือ การบันทึกความคิดเห็นของผู้มาประชุม ผู้เข้าร่วมประชุม และมติของที่ประชุมไว้เป็นหลักฐาน
บันทึก คือข้อความซึ่งผู้ใต้บังคับบัญชาเสนอต่อผู้บังคับบัญชาหรือผู้บังคับบัญชาสั่งการแก่ผู้ใต้บังคับบัญชาหรือข้อความที่เจ้าหน้าที่หรือหน่วยงานระดับต่ำกว่าส่วนราชการระดับกรมติดต่อกันในการปฏิบัติราชการ โดยใช้กระดาษบันทึกข้อความ


คาวมแตกต่างของหนังสือราชการภายในและภายนอก

หนังสือภายนอก	หนังสือภายใน
1.  ติดต่อระหว่างกระทรวงหรือ       ติดต่อกับหน่วยงานและบุคคล อื่น	1.      ติดต่อระหว่างกรมหรือเทียบเท่า                ในสังกัดกระทรวงเดียวกัน
2.      ผู้ลงนามเป็นหัวหน้าส่วนราชการ       ระดับกระทรวง หรือผู้ได้รับ      มอบหมาย	2.  ผู้ลงนามเป็นหัวหน้าส่วนราชการ      ระดับกรม  หรือผู้ได้รับมอบหมาย
3.  ใช้รูปแบบหนังสือภายนอกใช้      กระดาษครุฑ  มีเรื่อง  เรียน  และ       อ้างถึง สิ่งที่ส่งมาด้วย (ถ้ามี)	3.  ใช้รูปแบบหนังสือภายใน  ใช้       กระดาษบันทึกข้อความ  มีเฉพาะ       เรื่องกับเรียน
4.  เป็นพิธีการเต็มรูปแบบ       ออกเลขที่ทุกครั้ง	4.  เป็นทางการ  ออกเลขที่  แต่เป็น       พิธีการน้อยกว่า
5.  ต้องพิมพ์ให้เรียบร้อย	5.  ต้องพิมพ์ให้เรียบร้อย
6.  มีสำเนาคู่ฉบับและสำเนาครบถ้วน	6.  มีสำเนาคู่ฉบับและสำเนาครบถ้วน

ที่มาของเว็บไซต์?


http://chakrit54.wikispaces.com

http://noinanzaa.blogspot.com

http://agri.kps.ku.ac.th

http://th.wikipedia.org/wiki/%E0%B8%A3%E0%B8%B9%E0%B8%9B%E0%B9%81%E0%B8%9A%E0%B8%9A%E0%B9%80%E0%B8%AD%E0%B8%81%E0%B8%AA%E0%B8%B2%E0%B8%A3%E0%B9%83%E0%B8%8A%E0%B9%89%E0%B9%84%E0%B8%94%E0%B9%89%E0%B8%AB%E0%B8%A5%E0%B8%B2%E0%B8%A2%E0%B8%A3%E0%B8%B0%E0%B8%9A%E0%B8%9A

บบที่ 3 เทคโนโลยีสำนักงาน

เทคโนโลยีสำนักงาน หมายถึง... 

เทคโนโลยีระบบคอมพิวเตอร์ และ เทคโนโลยีสื่อสารโทรคมนาคมที่ผนวกเข้าด้วยกัน เพื่อใช้ในการบริหารงานสำนักงาน ทำให้เกิดความรวดเร็ว ความสะดวกสบาย ความคล่องตัว ตอบสนองผู้ใช้ได้ดี ตลอดจนการใช้ข้อมูลข่าวสารย่างถูกต้องแม่นยำเพื่อนำมาซึ่งการตัดสินใจที่ดีและถูกต้อง,ประหยัด อย่างประสิทธิภาพ และประสิทธิผล

เทคโนโลยีที่เกี่ยวข้องกับสํานักงานมีกี่ประเภท!มี 3 ประเภท


- เทคโนโลยีสารสนเทศ
- การจัดการด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ
- เทคโนโลยีที่ใช้ในสำนักงานอัตโนมัติ

เครื่องใช้สำนักงานต่างๆ ที่ควรรู้จักคือ?

-เครื่องถ่ายเอกสาร เป็นอุปกรณ์สำนักงาน

อย่างหนึ่งซึ่งใช้ในการสำเนาเอกสาร 

โดยการใช้ความร้อน หรือหลักไฟฟ้าสถิต ในการอ่านเอกสารต้นฉบับและพิมพ์เอกสารอีกฉบับ

ออกมา

-เครื่องคอมพิวเตอร์ ถูกประดิษฐ์ออกมา
ให้ประกอบไปด้วยความจำรูปแบบต่าง ๆ เพื่อเก็บข้อมูล อย่างน้อยหนึ่งส่วนที่มีหน้าที่ดำเนินการคำนวณเกี่ยวกับตัวดำเนินการทางตรรกศาสตร์ และตัวดำเนินการทางคณิตศาสตร์

-เครื่องพิมพ์  เป็นอุปกรณ์ต่อพ่วงทั่วไป
และเชื่อมต่อด้วยสายเคเบิลเครื่องพิมพ์หรือ
ในเครื่องพิมพ์รุ่นใหม่จะเป็นสายยูเอสบี 
เครื่องพิมพ์บางชนิดที่เรียกกันว่าเครื่องพิมพ์
เครือข่าย(Network Printer) อินเตอร์เฟซที่
ใช้มักจะเป็นแลนไร้สายและ/หรืออีเทอร์เน็ต

-พล็อตเตอร์  เป็นเครื่องพิมพ์แบบที่ใช้ปากกา
ในการเขียนข้อมูลลงบนกระดาษ ซึ่ง
เครื่องพิมพ์ประเภทนี้เหมาะกับงานเขียน
แบบของวิศวกรและสถาปนิก และเครื่องพิมพ์
ประเภทนี้มีราคาแพงที่สุด

-สแกนเนอร์ คืออุปกรณ์ซึ่งจับภาพและ
เปลี่ยนแปลงภาพจากรูปแบบของแอนาลอก
เป็นดิจิตอลซึ่งคอมพิวเตอร์ สามารถแสดง, 
เรียบเรียง, เก็บรักษาและผลิตออกมาได้ 
ภาพนั้นอาจจะเป็นรูปถ่าย, ข้อความ, ภาพวาด
หรือแม้แต่วัตถุสามมิติ

-สำรองไฟ  คือ เครื่องสำรองไฟฟ้าและ

ปรับแรงดันไฟฟ้าอัตโนมัติในกรณีที่ไฟ

จากการไฟฟ้าเกิดมีปัญหาขึ้นมา เช่นไฟตก

ไฟเกิน ไฟดับ หรือไฟกระชาก เป็นต้น

-โทรศัพท์ คือ ระบบโทรคมนาคมซึ่งใช้อุปกรณ์ทางไฟฟ้า เป็นเครื่องมือสื่อสารให้ติดต่อถึงกัน
ได้ในระยะไกลโดยใช้สายตัวนำโยงติดต่อถึงกันและอาศัยอำนาจแม่เหล็กไฟฟ้าเป็นหลักส

-เครื่องโทรสาร หรือ โทรภาพ (facsimile,

 fax แฟกซ์) 

คือเทคโนโลยีอย่างหนึ่งใช้สำหรับโอนถ่าย

ข้อมูลสำเนาของเอกสาร ผ่านทางอุปกรณ์บนเครือข่ายโทรศัพท์ที่เรียกว่า เครื่องโทรสาร

-เครื่องพิมพ์ดีดไฟฟ้า เป็นการพัฒนามา

จาเครื่องพิมพ์ดีดธรรมดาพิมพ์ได้ทั้งภาษา

ได้ทั้งและภาษาอังกฤษในเครื่องเดี่ยวกันได้

อย่างสะดวกและรวดเร็ว ประสิทธิภาพในการ

ทำงานสูง เนื่องจากควบคุมด้วยระบบไมโคร
โพรเซสเซอร์ทำงานอัตโนมัติ

-เครื่องฉายภาพข้ามศีรษะ  หรือบางทีเรียกว่า

เครื่องฉายภาพโปร่งใส เพราะวัสดุฉาย เป็นแผ่น

โปร่งใส (Transparency) หรืออาจเรียกว่า

กระดานชอล์กไฟฟ้าเพราะใช้แทนกระดานชอล์กได้

เป็นเครื่องฉายที่จัดอยู่ในระบบฉายอ้อม ใช้

สำหรับฉายภาพ วัสดุ หรือเครื่องมือที่โปร่งใส

-กระดาษถ่ายเอกสาร  เป็นวัสดุที่ผลิตขึ้น

มาสำหรับการจดบันทึก มีประวัติศาสตร์

ยาวนาน เชื่อกันว่ามีการใช้กระดาษครั้งแรกๆ

โดยชาวอียิปต์และชาวจีนโบราณ แต่

กระดาษในยุคแรกๆ ล้วนผลิตขึ้นเพื่อการ

จดบันทึกด้วยกันทั้งสิ้น

-เครื่องบันทึกเวลา  เป็นอุปกรณ์ที่ใช้สำหรับจัดการ

เรื่องเวลาการเข้า – ออกงานของพนักงานภายใน

องค์กรหรือบริษัทที่มีจำนวนพนักงานเป็นจำนวนมาก

ช่วยให้ฝ่ายบุคคลทำงานง่ายขึ้น เพราะว่าสามารถ

ตรวจสอบได้ว่าพนักงานคนไหนมาทำงานกี่โมงใช้เวลา

ในการทำงานเท่าไหร่ ขาดงานวันไหนทำงานล่วงเวลา

เป็นระยะเวลาเท่าไหร่ สิ่งเหล่านี้จะต้องนำไปใช้ในการ

คิดเงินเดือนให้แก่พนักงานทุกคนหากใช้เครื่องตอกบัตร

รุ่นเดิมจะทำให้ฝ่ายบุคคลต้องทำงานหนักและมักจะมี

ข้อผิดพลาดเสมอรวมทั้งพนักงานยังมีการโกงเวลาการทำงาน

-เครื่องผนึกซองจดหมาย คือ ระบบโทรคมนาคมซึ่งใช้อุปกรณ์ทางไฟฟ้า เป็นเครื่องมือสื่อสารให้ติดต่อถึงกันได้ในระยะไกลโดยใช้สายตัวนำโยงติดต่อถึงกันและอาศัยอำนาจแม่เหล็กไฟฟ้าเป็นหลัก

ที่มาของเว็บไซต์

http://web.ku.ac.th/schoolnet/snet1/hardware/scan.htm

http://www.wbi.msu.ac.th/file/722/doc_2.pdf

http://www.voicegatesystem.com/

http://th.wikipedia.org/wiki/

http://th.wikipedia.org

http://th.wikipedia.org/wiki/

https://www.google.co.th/search?

https:///url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=2&ved=0CDIQFjAB&url=http

http://th.wikipedia.org/wiki

http://th.wikipedia.org/wiki/

สำนักงานอัตโนมัติ

สำนักงานอัตโนมัติ

         สำนักงานอัตโนมัติ (Office Automation) เป็นการนำเอาเทคโนโลยีใหม่มาใช้ช่วยให้การปฏิบัติงานในสำนักงานมีประสิทธิภาพมีความคล่องตัวสะดวกรวดเร็วมากขึ้น 

         โดยการนำเอาอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์คอมพิวเตอร์มาใช้ในการจัดทำ การเก็บรักษา การส่งข้อมูลการติดต่อสื่อสารในสำนักงาน ทั้งยังเป็นการลดปริมาณกระดาษลง
 สามารถสื่อสารผ่านทางจอคอมพิวเตอร์ได้อย่างรวดเร็ว การจัดเก็บเอกสาร สามารถนำ
เอาเครื่องมือเครื่องใช้ในการจัดเก็บมาช่วยให้การจัดเก็บมีประสิทธิภาพมากขึ้นค้นหาได้ง่ายและประหยัดพื้นที่ในการจัดเก็บ นอกจากนี้ ยังมีเครื่องมือเครื่องใช้และอุปกรณ์อื่นๆ อีกมากมายสำหรับสำนักงานอัตโนมัติ



ลักษณะของสำนักงานอัตโนมัติ

ระบบงานประมวลผลอัตโนมัติ เป็นระบบประมวลผลโดยใช้คอมพิวเตอร์ ซึ่งมีโปรแกรมการใช้งาน
ซึ่งผู้ใช้ต้องเลือกใช้ให้เหมาะกับงาน

ระบบประมวลผลคำ (Word processing) หมายถึง ระบบการพิมพ์เอกสารต่าง ๆ 
เช่น รายงานจดหมาย สิ่งพิมพ์ เป็นต้น

ระบบประมวลผลธุรกิจ (Spread sheet + Database) หมายถึง ระบบงานประมวลผลเป็นรูปตาราง
การคำนวณ และฐานข้อมูลที่ใช้ร่วมกันในสำนักงาน

ระบบงานติดต่อสื่อสารอัตโนมัติ เป็นระบบติดต่อสื่อสารโดยมีเครือข่ายติดต่อกัน
ระบบเชื่อมโยงขององค์กร (Networking System)

Electronic Mails การส่งข่าวสารติดต่อกันโดยใช้ระบบคอมพิวเตอร์สำหรับพูดคุย สั่งงาน โดยไม่ต้องใช้กระดาษ

ระบบส่งข่าวสารด้วยเสียง (Voice message system) การส่งข่าวสารโดยส่งผ่านระบบ Voice mail
ระบบโทรศัพท์อัตโนมัติ (Telephone switching system) ระบบสอบถามได้ตลอด 24 ชั่วโมง

ในช่วงที่ไม่มี operator รับก็จะมีเสียงบอกข้อมูล ผู้ใช้สามารถรับฟังและเลือกรับฟังได้ตามต้องการ
ที่เรียกว่า Call Center

ระบบประมวลผลด้วยภาพหรือโทรสาร (Image processing system or FAX) สามารถส่งข่าวสารเป็น
ตัวอักษรได้ เป็นภาพก็ได้



องค์ประกอบของสำนักงานอัตโนมัติ

         ประกอบด้วยข้อมูลตัวเลข รูปภาพ ข้อความ และเสียงที่สามารถเชื่อมโยงกันได้หมดและจุดเริ่มต้นของ OA 
เป็นการต่อคอมพิวเตอร์เข้ากับเครื่องพิมพ์ดีด โทรศัพท์ก็สามารถทำงานได้อย่างอัตโนมัติและจะพัฒนาถึงขั้น สามารถใช้โดยไม่ต้องเปลี่ยนเครื่อง จนนำโทรศัพท์มาใช้เป็นหัวใจสำคัญของOA ที่จะขยายเครือข่ายออกไปได้ทั่วถึงทุกจุดในอนาคตข้างหน้า

      OA จะพยายามหาวิธีการเชื่อมอุปกรณ์ต่างๆ หรือเครื่องใช้ในสำนักงานที่มีอยู่แล้วไม่ว่าจะเป็นยี่ห้อใดก็ตามมาใช้ร่วมกันได้ดังนั้น จะเห็นว่ามีความแตกต่างของความหมายคำว่า "สำนักงานอัตโนมัติ" อยู่มากมาย เพราะผู้นำด้านนี้ คือ ญี่ปุ่นและสหรัฐอเมริกา ก็มีแนวความคิดในด้านนี้ไม่เหมือนกัน โดยสหรัฐมองว่าสำนักงานอัตโนมัติต้องเป็นระบบประสานกัน



ระบบสารสนเทศสำนักงาน

        ระบบการจัดการเอกสาร (Document Management System)
- ระบบการประมวลผลคำ (Word Processing Systems)
- การจัดพิมพ์ตั้งโต๊ะ (Desktop Publishing)
- ระบบการประมวลภาพ (Image Processing Systems)
- การทำสำเนา (Reprographics)
- หน่วยเก็บข้อมูลถาวร (Archival Storage)
        
        ระบบการจัดการข่าวสาร (Message-handling Systems)
- ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Mail)
- ไปรษณีย์เสียง (Voice Mail)
- โทรสาร (Facsimile)

        ระบบประชุมทางไกล (Teleconferencing System)
- การประชุมด้วยเสียง (Audio Teleconferencing)
- การประชุมด้วยภาพ (Video Teleconferencing)
- การประชุมด้วยคอมพิวเตอร์ (Computer Conferencing)
- โทรศัพท์ภายใน (In-house Television)
- การทำงานทางไกล (Telecommuting)

       ระบบสนับสนุนสำนักงาน (Office Support Systems)
- โปรแกรมเครือข่าย (Group Ware)
- โปรแกรมตั้งโต๊ะเอนกประสงค์ (Desktop Organizers)







ที่มาของเว็บไซต์

http://school.obec.go.th/t3udon/oa1.htm

http://www.thaiall.com/mis/mis12.htm

ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับสำนักงาน

สำนักงาน คืออะไร

         สำนักงาน คือ สถานที่แห่งหนึ่งซึ่งอาจเป็นเพียงห้องเดียวหรือหลายห้อง จะมีขนาดเล็กหรือขนาดใหญ่ได้อาจใช้เป็นสถานที่สำหรับทำธุรกรรมต่างๆหรือเพื่ออำนวยความสะดวกในการทำงานหรือควบคุมการดำเนินงาน โดยอาศัยสารสนเทศเป็นเครื่องมือโดยมีหน้าที่รับข้อมูลจากผู้หนึ่งมาประมวลผลแล้วส่งไปให้อีกผู้หนึ่ง 
ในสำนักงานจะต้องมีพนักงานที่มีความรู้ ความสามารถเหมาะสมกับหน้าที่ที่สำนักงานได้มอบให้

องค์ประกอบของสำนักงาน

        องค์ประกอบของสำนักงานอัตโนมัตินั้นมีหลายอย่างที่นำมาเป็นข้อมูลในการพัฒนาและบริหารจัดการให้เป็นสำนักงานที่ปรับปรุงสำนักงาน เช่น บุคลากร กระบวนการปฏิบัติงานในสำนักงาน เทคโนโลยีต่าง ๆ รวมทั้งการสามารถส่งหรือรับข้อมูลข่าวสารหรือการสืบค้นเอกสารหลักฐานได้อย่างสะดวกและรวดเร็ว ทั้งนี้งานสำนักงานจะประสบความสำเร็จนั้นย่อมขึ้นอยู่กับผู้บริหารทุกคนในองค์กรนั้น ๆ รวมทั้งพนักงานจะต้องร่วมมือกันทำงานเป็นทีม จึงจะทำให้งานสำนักงานอัตโนมัติประสบความสำเร็จ



รูปแบบของสำนักงาน
 
สำนักงานของราชการ (Bureau) 
       เป็นสำนักงานแรกที่ผู้ใช้บริการได้รับผ่านมุมมองในตอนนั้นก็คือ เป็นสถานที่ที่เต็มไปด้วยคนใส่ชุดสีกากี สีขาว สีเขียว (แยกงานกันด้วยสีสันของแต่ละหน่วยงาน)


สำนักงานอัตโนมัติ OA (office automation)
       OA (office automation) สำนักงานอัตโนมัติ คำนี้ผู้เขียนได้รับรู้ว่า เป็นเรื่องที่ใหม่สุด ๆ ประมาณปี 2527 (ผู้อ่านบางคนยังเป็นฝุ่นอยู่) พวกเรียนด้านบริหารธุรกิจตอนนั้นจะต้องเรียน จำได้ว่า มีบทความข้อเขียนในนิตยสาร/วารสารหลายเล่มและส่วนใหญ่แปลมาจากภาษาอังกฤษ 
        
       สำนักงานแบบนี้มีอยู่จริงเป็นสำนักงานใหญ่ขององค์กรต่าง ๆ ที่มีสาขาอยู่ในต่างจังหวัด สำนักงานตั้งอยู่ในกรุงเทพฯ องค์กรที่มีลักษณะแบบนี้ เท่าที่พบเห็นตามสื่อ ได้แก่ ธนาคารทั้งของไทยและต่างประเทศ รวมถึงบริษัทต่างชาติที่มีสาขาในประเทศไทย หรือ บริษัทที่ติดต่อกับต่างประเทศ มีศัพท์ใหม่ที่เกิดขึ้นก็คือ word processing เป็นอุปกรณ์เครื่องใช้สำนักงานที่ทันสมัยขึ้นรวมถึงคอมพิวเตอร์ มีจอภาพเป็นสีเขียวหรือสีเทา และคนใช้คอมพิวเตอร์ จะต้องเป็นผู้ที่จบจากสาขาคอมพิวเตอร์ หรือชื่ออื่นในยุคนั้น 



สำนักงานไร้กระดาษ Paperless Office
        Paperless Office สำนักงานไร้กระดาษ ช่วงประมาณปี 2541 คำนี้เป็นศัพท์ใหม่ที่วงราชการนำมาใช้ หลังจากวงการธุรกิจได้ใช้ไปแล้ว ถึงตอนนี้คอมพิวเตอร์ได้กลายเป็นส่วนหนึ่งของสำนักงานแทนที่เครื่องพิมพ์ดีด ไฟฟ้าไปเรียบร้อยแล้ว จำได้ว่า ตอนนั้นทุกคนต้องใช้ window 95 มีเครื่องพิมพ์กระดาษหรือที่ติดปากเราในที่สุดคือ เครื่องพรินเตอร์ (printer) รุ่นแรก ๆ ต้องเป็นแบบดอทเมทริกซ์ เพราะจะประหยัดหมึก สามารถใช้ได้หลายครั้ง และเมื่อเสียงเครื่องพิมพ์ดีดหายไปก็ถูกแทนที่ด้วยเสียงแกร็กๆ ของเครื่องใช้สำนักงานแบบนี้แทน วัสดุสำนักงานที่พนักงานสำนักงานต้องมีได้แก่ แผ่นดิสก์ ขนาด 5 ¼ นิ้ว จนถึงขนาด 3.5 นิ้วตามลำดับ ช่วงนี้เช่นกันก็เริ่มมี HandyDrive ราคาตอนนั้น ประมาณ 2,800 บาท หน่วยความจำ 128 MB (ไม่ได้พิมพ์ตัวเลขและอักษรผิด)







สำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ E-Office (Electronic office)

        E-Office (Electronic office) สำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ วันนี้ก็คงจะปฏิเสธไม่ได้ว่า เกือบทุกหน่วยงาน โดยเฉพาะภาคเอกชน ซึ่งนำหน้ามานานแล้วในเรื่องนี้ ซึ่งมันมาพร้อมกับระบบการติดต่อสื่อสารแบบไร้พรมแดน ทั้งอินเทอร์เน็ต โทรศัพท์มือถือ หน่ำซ้ำยังใช้ระบบร่วมกันได้อีก โฉมหน้าของสำนักงานทุกแห่งเปลี่ยนไป
         เครื่องคอมพิวเตอร์เข้ามาเต็มรูปแบบ อีกทั้งยัง มีภาพของสำนักงานที่ทันสมัยสุดๆ จอคอมพิวเตอร์ ที่เป็นแบบก้อน ๆ ใหญ่แทนที่ด้วยจอแบน เครื่องพิมพ์จากที่เคยส่งเสียงดังกับเงียบสนิทและไม่จำเป็นต้องซื้อเข้ามาใน สำนักงานมากมาย แต่สามารถใช้ร่วมกันได้ และยังไม่นับรวมอุปกรณ์เครื่องใช้สำนักงานที่ปรับรูปแบบสามารถใช้งานได้หลาก หลายทั้ง ถ่ายเอกสาร พิมพ์เอกสาร ส่งแฟกซ์ การสแกน การบันทึกเอกสารในรูปแบบต่าง ๆ ที่จะนำไปใช้งานได้ในเครื่องเดียวกัน





สำนักงานสีเขียว Green Office
        Green Office สำนักงานสีเขียว เวลาไล่เลี่ยกันกับ e-office ก็มีชื่อนี้เกิดขึ้นมาพร้อมกันต้อนรับกระแสโลกร้อน งานนี้ไม่ใช้เฉพาะแค่ สำนักงานเราเพียงแห่งเดียว แนวความคิดในเรื่องทุกคนต้องช่วยกัน เพราะต้นสายปลายเหตุที่ทำให้โลกร้อน คือ มนุษย์ นั้นเอง


สำนักงานเสมือน Virtual Office
        Virtual Office ออฟฟิศในอากาศ บางชื่อก็เรียกว่า Space Office บริการสำนักงานเสมือนจริง เป็นอีกก้าวหนึ่งของสำนักงาน โดยที่ไม่ต้องมีภาระในการซื้อหรือเช่าสำนักงาน แต่มีพนักงานที่คอยดำเนินการในเรื่องต่าง ๆ ให้ไม่ว่า จะเป็นการรับโทรศัพท์ ตอบอีเมล รับฝากข้อความ จัดส่งเอกสารและติดต่องานให้











ที่มาของเว็บไซต์


http://chakrit54.wikispaces.com

http://www.softbizplus.com/apartment/824-office-type